Keskisen Kello Oy:n tietosuojaseloste

Päivitetty viimeksi 11.06.2024

Me Keskisen Kello Oy:ssä otamme asiakkaidemme ja henkilökuntamme yksityisyyden suojaamisen vakavasti, ja sitoudumme suojaamaan heidän yksityisyyttään tietosuojalainsäädännön asettamien vaatimusten mukaisesti. Tässä selosteessa kerromme asiakkaidemme henkilötietojen käsittelystä.

Rekisterinpitäjä

Keskisen Kello Oy (Y-tunnus: 0488993-5)
Onnentie 7
63610 Tuuri

Haluatko tietää lisää henkilötietojesi käsittelystä? Ota yhteyttä asiakaspalveluumme sähköpostitse asiakaspalvelu@keskisenkello.fi.

Mitä tietoja Keskisen Kello Oy kerää, mihin tietoja käytetään ja millä perusteella

Tiedot, joita keräämme, voidaan jakaa kahteen ryhmään: asiakkaan antamiin tietoihin sekä analytiikan avulla johdettuihin tietoihin.

Asiakkaan antamat tiedot

• Nimi
• Sähköpostiosoite,
• Puhelinnumero,
• Tilaushistoria,
• Toimitusosoite sisältäen katuosoitteen ja postinumeron ja postitoimipaikan,
• Tuotearvostelut ja asiakaspalautteet,
• Kiinnostavat tuoteryhmät,
• Muut mahdolliset asiakkaan antamat tiedot.

Käytämme asiakkaalta kerättyjä tietoja tavaroiden ja palvelujen toimittamiseen asiakkaille (sopimusvelvoitteen täyttäminen). Ilman asiakkaan antamia yhteystietoja emme voi täyttää sopimusta ja toimittaa asiakkaan tekemää tilausta.

Lisäksi käytämme henkilötietoja palvelun edellyttämien yhteydenottojen mahdollistamiseen, asiakassuhteen ylläpitämiseen, hyvän asiakaskokemuksen tarjoamiseen sekä helppokäyttöisen ja turvallisen verkkopalvelun toimittamiseen. Voimme käyttää tietoja myös tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen, raportointiin, tarjonnan parantamiseen ja palveluiden personointiin. Asiakaspalautteet sekä tutkimusten ja kyselyiden vastaukset auttavat meitä kehittämään tuotteitamme ja palveluitamme entistä paremmaksi. Tämä käsittely perustuu Keskisen Kello Oy:n oikeutettuun etuun.

Käytämme tietoja tuotteidemme ja palveluidemme markkinointiin ja mainontaan. Markkinointiviestejä tai mainontaa voidaan räätälöidä antamiesi tai palveluiden käytöstä kerättyjen tietojen avulla. Saatamme myös luovuttaa tietoja markkinointitarkoituksiin valikoiduille yhteistyökumppaneillemme.

Tietoja voidaan myös käyttää sähköpostimarkkinointiin ja muuhun sähköiseen etämarkkinointiin, mikäli asiakas tämän erikseen markkinoinnin yhteydessä sallii, ja on juuri tätä nimenomaista syytä varten meille tietonsa luovuttanut, esimerkiksi osallistuessaan arvontaan tai tilatessaan uutiskirjeemme (rekisteröidyn suostumus). Voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa.

Voimme käsitellä tietojasi kilpailun tai arvonnan toteuttamiseksi ja voittajien arpomiseksi tai valitsemiseksi. Tällöin käsittely perustuu osallistumisen yhteydessä antamaasi suostumukseen tai oikeutettuun etuumme.

Siltä osin kuin teemme esimerkiksi tilaushistoriaasi perustuvan räätälöidyn tarjouksen, teemme profilointia (oikeutettu etu). Emme kuitenkaan tee automatisoituja päätöksiä, joilla olisi oikeudellisia vaikutuksia sinulle tai jotka muuten merkittävästi vaikuttaisivat sinuun. Voit vastustaa suoramarkkinointiin liittyvää profilointia kunkin viestin yhteydessä.

Tietoja voidaan käyttää myös kirjanpito- sekä kuluttajansuoja- ja tuotevastuulainsäädännön noudattamiseen (lakisääteinen velvoite).

Analytiikan avulla johdetut tiedot ja evästeet

Me Keskisen Kello Oy:ssä haluamme tarjota asiakkaillemme aina heitä kiinnostavia palveluja ja ratkaisuja, ja samalla parantaa Keskisen Kello Oy:n verkkokaupan ja verkkosivuston toimivuutta. Tästä johtuen, ja kehittääksemme palveluitamme edelleen, käytämme erilaisia yhteistyökumppaneidemme analyysityökaluja sekä evästeitä.

Evästeet ovat päätelaitteen selaimen ja palvelimen välisiä pieniä tekstitiedostoja, joita verkkokauppamme tallentaa asiakkaan selaimen paikalliseen muistiin. Näillä tekstitiedostoilla on voimassaoloaika, ja sen kuluttua loppuun selain poistaa tiedoston automaattisesti. Evästeitä käytetään verkkokaupan toimintojen kuten ostoskorin toteuttamiseen, tuotesuositusten personointiin, muistuttavaan mainontaan, markkinoinnin kohdentamiseen ja analytiikkaan.

Käytämme niin kutsuttuja istuntoevästeitä ja pysyviä evästeitä. Istuntoevästeet tuhoutuvat automaattisesti, kun selain suljetaan. Pysyvät evästeet säilyvät päätelaitteella, kunnes ne erikseen poistetaan tai niiden voimassaolo päättyy.

Evästeitä voivat Keskisen Kello Oy:n lisäksi asettaa kolmannet osapuolet. Vain evästeen asettanut palvelin voi myöhemmin lukea evästettä.

Evästeiden asettaminen ja niillä kerättyjen tietojen käsittely perustuu antamaasi suostumukseen siltä osin kuin evästeet eivät ole välttämättömiä verkkosivuston toiminnan kannalta. Voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa.

Käsittelemme seuraavia tietoja:

• IP-osoite
• Verkkokaupan käyttö sekä selaustiedot, kuten mitä ja milloin verkkokaupan sivuja on avattu sekä mikä on valittu kieli
• Viimeisin yhteydenottopäivämäärä
• Uutiskirjeen lukemiseen käytetty aika ja kiinnostavat sisällöt
• Sosiaalisen median sisältöön reagointi (tykkäykset, haut, kommentointi) ja sisältöjen analysointi
• Facebookin käyttäjätunnus (vain kirjautunut käyttäjä)
• Keskisen Kello Oy:n verkkokaupassa kiinnostavat ja selatut tuotteet
• Päätelaitteen tunnistetiedot sekä tietoa laitteen teknisistä ominaisuuksista mm. selaimen, päätelaitteen ja käyttöjärjestelmän tyyppi sekä versio, operaattori ja näytön koko sekä IP-osoitteeseen perustuva keskimääräinen sijainti
• Analytiikan avulla johdetut tiedot, kuten ikäluokka ja sukupuoli

Käytämme tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Trendien tunnistamiseen ja kiinnostavien tuoteryhmien tunnistamiseen
• Markkinoinnin kohdentamiseen ja muistuttavaan mainontaan
• Markkinointikampanjoiden ja sisältöjen suunnitteluun
• Sosiaalisen median sisältöjen suunnitteluun ja kampanjoiden onnistumisen analysointiin
• Mainonnan onnistumisen analysointiin
• Tuotteiden ja myyntivalikoiman analysointiin
• Toimivan verkkokauppakokemuksen toimittamiseen
• Verkkokaupan kehittämiseen
• Tilastollisiin tarkoituksiin

Luokittelemme evästeet käyttötarkoituksittain seuraavasti:

Välttämättömät evästeet: Taataksemme verkkokauppamme toimivuuden käytämme välttämättömiä evästeitä. Välttämättömiä evästeitä tarvitaan esimerkiksi ostoskorin toimintoihin, asiakkaan tunnistamiseen ja asiakastilille kirjautumisen ylläpitämiseen. On hyvä muistaa, että evästeet parantavat verkkosivustojen toimintaa ja tekevät ostokokemuksesta miellyttävämmän. Selaimen evästeet on helppo poistaa ostoksen suorittamisen jälkeen. Voit myös estää evästeet, mutta tällöin et voi esimerkiksi lisätä ostoksia ostoskoriin ja viimeistellä ostostasi.

Tilastolliset evästeet: Käytämme tilastollisia evästeitä ymmärtääksemme, kuinka kävijät ovat vuorovaikutuksessa verkkosivujen kanssa. Tietoja käytetään asiakasvuorovaikutuksen analysointiin.

Toiminnalliset evästeet: Käytämme toiminnallisia evästeitä sivuston toiminnan parantamiseksi. Tietoja käytetään esimerkiksi tuotevertailujen ja sivustolla navigoinnin helpottamiseksi.

Markkinointiin liittyvät evästeet: Käytämme evästeitä mainonnan kohdentamiseen. Markkinointievästeiden avulla pyrimme varmistamaan, että sivustolla näkyvä tai muualla Internetissä näkyvä Keskisen Kello Oy:n mainonta olisi mahdollisimman relevanttia ja kiinnostavaa.

Keskisen Kello käyttää verkkosivustollaan Adobe Fonts -palvelun tarjoamia kirjasimia. Voidakseen tarjota palvelua käyttäjän IP-osoite välittyy Adobelle, jotta se tietää mihin kirjasin toimitetaan. Adobe Fonts -palvelu ei tallenna IP-osoitteita, eikä aseta evästeitä kirjasimien tarjoamiseksi. Lisätietoja Adoben tietosuojakeskuksesta:Adoben tietosuojakeskus.

Tietojen suojaus ja säilytys

Keskisen Kello Oy:n omaa asiakasrekisteriä säilytetään ja ylläpidetään erillisessä järjestelmässä, jonka tietoja käsittelee vain Keskisen Kello Oy:n henkilötietojen käsittelyyn koulutettu henkilökunta ja verkkokauppaa ylläpitävän yhteistyökumppanin henkilökunta. Järjestelmään kerätään asiakkaan tilauksen kannalta oleelliset tiedot. Rekisterin käyttö on valvottua, ja siihen on käyttöoikeus vain asianmukaisilla henkilöillä työtehtäviensä täyttämiseksi. Käyttö on valvottua ja sopimuksenalaista.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen yllä mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Pääasiallisesti säilytysajat ovat seuraavat:

Asiakastilin luoneiden asiakkaiden henkilötietoja säilytämme niin kauan kuin tili on aktiivisena. Katsomme, että tili on aktiivinen, jos asiakas on kirjautunut tililleen edellisen 48 kuukauden aikana. Ennen tilin sulkemista olemme yhteydessä asiakkaaseen, jolloin asiakas voi uudelleenaktivoida käyttäjätilinsä. Ostoksen tehneiden asiakkaiden henkilötietoja säilytämme niin kauan kuin on tarpeen lakisääteisten tuote- ja virhevastuu sekä kirjanpitosäännösten noudattamiseksi. Suoramarkkinointisuostumuksen antaneiden henkilöiden tietoja käsittelemme niin kauan kuin asiakas ei ole peruuttanut suostumustaan tai muutoin vastustanut tietojensa käsittelyä. Mikäli asiakas kieltäytyy markkinoinnista, eikä muuta käsittelyperustetta ole, säilytämme tiedon kielloista ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa tiedon noudattamisen. Evästeet ovat voimassa evästeidenhallintatyökalussa esitetyn keston ajan.

Intercom eli chat-palvelumme säilyttää tunnistettujen, henkilötietojaan luovuttaneiden sivustokävijöiden tietoja maksimissan niin kauan kuin Keskisen Kellon ja Intercomin välinen teknologiasopimus on voimassa. Mikäli sopimus päättyy, Intercom poistaa kaikki käyttäjätiedot kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa. Intercomin on mahdollista säilyttää käyttäjätietoja erillisestä pyynnöstä tai laillisten velvollisuuksien täyttämiseksi.

Asiakas voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan esimerkiksi pyytämällä tietojensa poistamista.

Henkilötietojen siirtäminen tai luovutus kolmansille osapuolille

Joidenkin tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille on välttämätöntä maksu- ja toimitusprosessin toteuttamiseksi ja sopimusvelvoitteemme täyttämiseksi. Tällöin yhteistyökumppanimme käsittelevät tietoja vain antamamme toimeksiannon ehtojen mukaisesti, ja yhteistyökumppanimme sitoutuvat myös toiminnassaan tietosuojalainsäädännön noudattamiseen. Tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille eli yhteistyökumppaneille, jotka auttavat asiakaspalvelun tuottamisessa.

Meille asianmukainen ja lainmukainen henkilötietojen käsittely on tärkeää, ja siksi alihankkijoita käytettäessä, ja ennen yhteistyöhön ryhtymistä, Keskisen Kello Oy selvittää, että kyseinen alihankkija täyttää EU:n vaatimukset koskien tietosuojaa. Lisäksi jokaisen alihankkijan kanssa solmitaan erillinen tietojenkäsittelysopimus, jotta voimme taata yksityisyyteen liittyvät oikeutesi ja noudattaakseen asiakkaisiimme liittyvät velvollisuutemme. Jos tietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme, että siirto tapahtuu tietosuojalainsäädännön mukaisesti, esimerkiksi EU:n mallisopimuslausekkeita hyödyntäen. Henkilötietojen siirron suojamekanismi Intercomin osalta on EU-US tietosuojakehys (Data Protection Framework) ja EU komission tietosuojaa koskeva riittävyyspäätös.

Yllä kuvattujen yhteistyökumppanuuksien lisäksi luovutamme tietoja kolmansille osapuolille niiden omia tarkoituksia varten ainoastaan seuraavissa tapauksissa:

Viranomaiset: Voimme luovuttaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.

Yritysjärjestelyt: Mikäli myymme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, henkilötietojasi voidaan luovuttaa ostajille ja näiden neuvonantajille.

Oikeusvaateet ja rikkomukset: Voimme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille, jos se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Valikoidut yhteistyökumppanit: Voimme luovuttaa tietoja markkinointitarkoituksiin valikoiduille yhteistyökumppaneille.

Asiakkaidemme oikeudet koskien henkilötietojen käsittelyä

Tietosuojalainsäädännön mukaisesti noudatamme asiakkaidemme oikeutta päättää, miten hänen omia henkilötietojaan käsitellään. Näihin lukeutuvat oikeudet: a) saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä; b) saada pääsy omiin tietoihin; c) mahdollisuus oikaista ja täydentää omia tietoja; d) mahdollisuus poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi; e) rajoittaa omien tietojen käsittelyä; f) siirtää omat tiedot järjestelmästä toiseen; g) vastustaa tietojen käsittelyä; e) peruuttaa annettu suostumus; f) olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Jos haluat tehdä pyynnön koskien tietosuojaoikeuksiasi, asiakaspalvelumme auttaa sinua mielellään osoitteessa asiakaspalvelu@keskisenkello.fi. Huomioithan, että pyyntö tulee olla selkeä ja riittävällä tavalla yksilöity, jotta asiakaspalvelumme voi tunnistaa sinut ja todentaa henkilöllisyytesi. Mikäli emme pysty kaikilta osin toteuttamaan pyyntöäsi, ilmoitamme teille asiasta viivytyksettä. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi silloin, kun meillä on lakisäänteinen velvollisuus tai oikeus tietojen säilyttämiseen. Tällaisia syitä ovat mm. kirjanpidolliset syyt. Voit myös itse helposti tarkastaa järjestelmäämme tallennetut tilaustiedot kirjautumalla asiakastilillesi. Asiakastilille kirjautuminen onnistuu seuraavalla tavalla:

Klikkaa ”Kirjaudu / Rekisteröidy”-linkkiä (henkilön kuva) verkkokauppamme oikeasta yläkulmasta. Kirjaudu sähköpostiosoitteellasi ja salasanallasi. Jos sinulla ei ole salasanaa, voit tilata uuden ”unohditko salasanasi?”-linkistä. Verkkokauppamme luo asiakastilin automaattisesti kaikille asiakkaille.

Asiakastilille kirjautumisen jälkeen voit tarkastaa tai muuttaa esimerkiksi henkilö- ja osoitetietojasi helposti. Voit myös peruuttaa tai tilata uutiskirjeemme asiakastililtä.

Lisäksi voit tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle, jos katsot, että olemme käsitelleet tietojasi tämän tietosuojaselosteen tai soveltuvan lainsäädännön vastaisesti.

Intercom asiakaspalvelun ja viestinnän välineenä

Intercomia käytetään chat-palveluun, jossa asiakkaat ottavat reaaliaikaisen live chatin kautta yhteyttä verkkokauppamme asiakaspalveluun. Intercomia käytetään myös sähköpostimuotoisen asiakaspalvelun tuottamiseen. Lisäksi Intercomilla tuotetaan erilaisia itsepalveluratkaisuja, joissa asiakas ei vuorovaikuta suoraan asiakaspalvelijan kanssa. Tällaisia itsepalveluratkaisuja ovat chatbotit sekä tukiportaalit. Sekä reaaliaikainen live chat, että chat-bot voi olla sijoitettuna suoraan yrityksen verkkosivuille tai erillisen kirjautumisen taakse. Järjestelmän ensisijainen tarkoitus on sekä asiakaspalvelun tarjoaminen, että tehostaminen. Lisäksi Intercomilla kerätään tietoa nettisivukävijöistä ja heidän käyttäytymisestään.

Esimerkkejä kerättävistä tiedoista ovat asiakasnumero, yhteystiedot, käytössä olevat tuotteet/palvelut sekä tuotteisiin/palveluun/verkkokauppaan liittyvät kysymykset. Tietojen keräämisen tarkoituksena on palvella asiakkaita parhaalla mahdollisella tavalla pyrkien ratkaisemaan asiakkaiden ongelmat mahdollisimman sujuvasti. Intercomilla kerätyt tiedot voidaan välittää eteenpäin asiakasyritykselle asiakaspalvelu tai uusmyynti tarkoituksessa.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostettamme. Muuttaminen voi tulla kyseeseen esimerkiksi, kun lainsäädäntö muuttuu tai palvelumme kehittyvät. Mikäli tietosuojaseloste muuttuu merkittävästi, ilmoitamme tästä asiakkaillemme sähköpostilla. 11.07.2023 tarkensimme rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä. Tämän lisäksi täsmensimme evästeiden avulla käsiteltäviä tietoja sekä tietojen säilytysaikoja. 11.6.2024 Lisäsimme Intercom live-chat ja -bot asiakaspalvelua koskevia kuvauksia ja tietoja.